采用信函进行催帐是最正式的。必须明确地向债务人传递一个信息，他们需要它按照双方约定的时间付款。
首先，用词应该因客户而异，或严厉或委婉;
其次，书面催讨往往还是使得诉讼时效中断的有效措施，或者是解除合同等的前置程序;
再次，如果需要作为将来诉讼仲裁的证据，那就应该使用能够证明送达到的方式，比如让对方签收、或使用邮政快递等。
法律依据：《合同法》第一百零九条
当事人一方未支付价款或者报酬的，对方可以要求其支付价款或者报酬。