律师解析：
请务必备齐所需材料，然后给主办法官打个电话预约一个恰当的时间，以便就协议中的“同意退费”条款进行正式的签字程序。
在主办法官签字之后，您可试着向其请教相关问题，比如是否还需主管副院长也进行签字。
如无需主管院长签字或已有其签字时，您可以进一步咨询财物部门何时可以开始处理退费事宜以及那里的联系方式是如何的。
当所有必要的手续已经完成且已知悉财务办公室将在特定日期处理退费事务时，建议您提前给财务办公室拨打电话以确认他们是否有人在此处并能够受理事项。
若无人应答，则暂时不要前往该地，因为可能会出现财务办公室无人值守的情况；反之，如有人接听电话并确认他们正在工作，那么您可以告知对方您预计到达该处的确切时间。