签订合约时，可选择使用传统的纸质文件、口头商议或其他非传统形式进行签署确认。
其中，书面文件常常包括合同书、信函、电报、电传以及传真等等，这些形式均具有实体性，能够明确且有形地呈现出其承载之法律内容。
而电子化的数据交换以及电子邮件等方式，如果能以实体性的方式（如存储介质）来表达和保存，并且在需要时得以随时调阅检索利用的话，同样也可视作书面形式。

《中华人民共和国民法典》第四百六十九条
当事人订立合同，可以采用书面形式、口头形式或者其他形式。
书面形式是合同书、信件、电报、电传、传真等可以有形地表现所载内容的形式。
以电子数据交换、电子邮件等方式能够有形地表现所载内容，并可以随时调取查用的数据电文，视为书面形式。